Legal
Política de Privacidad
Citook es una plataforma de gestión de reservas para negocios en Panamá. Aquí explicamos con claridad qué datos tratamos, para qué, con quién trabajamos, cuánto tiempo los guardamos y cómo ejerces tus derechos.
En resumen
- El negocio es el responsable de los datos de sus clientes. Citook es el encargado que los trata por cuenta del negocio.
- La empresa se determina en el servidor: los controles de acceso restringen cada consulta a la organización correspondiente.
- No vendemos datos, no los cedemos con fines publicitarios y no hacemos campañas masivas.
- Citook no procesa pagos online: registra el pago hecho en tu negocio, sin datos de tarjeta.
- Los mensajes de marketing solo salen con consentimiento; la baja se respeta siempre.
Última actualización:
Quién responde por cada dato
Esta política se rige por la Ley 81 de 26 de marzo de 2019 sobre Protección de Datos Personales de la República de Panamá y su reglamentación. Usa dos figuras que conviene distinguir, porque marcan a quién le reclamas qué.
Tu negocio, sobre los datos de sus clientes
El negocio decide qué datos pide, para qué los usa y por cuánto tiempo los conserva. Es quien tiene la relación con la persona que reserva, y a quien esa persona puede dirigirse para ejercer sus derechos. Citook no decide sobre esos datos.
Citook, por cuenta del negocio
Citook aloja y procesa esos datos únicamente para prestar el servicio contratado por el negocio: agenda, mensajes de la cita, caja y reportes. No los usamos para fines propios, no los vendemos y no los cedemos con fines publicitarios.
Sobre los datos de la cuenta del propio negocio (la empresa, sus usuarios y su facturación con nosotros), Citook sí actúa como responsable.
Qué datos tratamos
Citook no compra bases de datos ni recolecta información por su cuenta. Todo lo que hay en el sistema lo cargó el negocio, o lo escribió la persona al reservar.
Datos de tu negocio y de tu equipo
Los que cargas tú al abrir y usar la cuenta.
- Datos de la empresa: nombre, descripción, dirección, teléfono, correo, logo, colores de marca y redes sociales.
- Usuarios del sistema: nombre, correo y rol (dueño, administrador, recepción o profesional). Las contraseñas las gestiona el proveedor de autenticación: no las vemos ni las guardamos en claro.
- Profesionales: nombre público, foto, biografía, horarios, servicios asignados y comisiones.
- Catálogo y operación: servicios, precios, productos, inventario, gift cards y configuración del negocio.
- Credenciales de servicios que conectas (tu número de WhatsApp Business, tu facturación electrónica). Se guardan cifradas.
Datos de los clientes de tu negocio
Los que cargas tú, o los que la persona escribe al reservar.
- Identificación y contacto: nombre, apellido, teléfono, correo, cédula o documento (si lo pides), fecha de cumpleaños y género (si lo registras).
- Historial de citas: servicio, profesional, fecha, hora, estado (pendiente, confirmada, atendida, no asistió, cancelada) y origen de la reserva.
- Pagos registrados: monto, método (efectivo, tarjeta en el local, cheque, gift card u otro), descuentos y comisiones. Citook no procesa pagos online: registra el cobro que ya se hizo en el negocio, y no pide ni guarda números de tarjeta.
- Notas internas de tu equipo, fichas o formularios de admisión, sellos de fidelización y membresías.
- Consentimiento de marketing: si la persona aceptó o rechazó recibir mensajes que no sean los de su cita.
- Conversaciones de WhatsApp con Lucía, cuando el negocio tiene activada la asistente virtual (plan premium).
Datos técnicos
Los que genera el uso normal del sistema.
- Cookies de sesión y autenticación: sin ellas no puedes mantenerte dentro del sistema.
- Registros técnicos (logs) de la aplicación: qué se ejecutó y cuándo, para poder diagnosticar fallos.
- Historial de envíos de las automatizaciones: a quién se le envió un recordatorio, por qué canal y si salió bien.
Si tu negocio registra datos sensibles en las fichas de admisión (por ejemplo, información de salud para un servicio), es el negocio quien debe pedir el consentimiento correspondiente al titular.
Para qué los usamos, y con qué base legal
Cada dato se trata para una finalidad concreta. Nada de finalidades ocultas.
Prestar el servicio: agenda, clientes, catálogo, caja y reportes.
Base legalEjecución de la relación contractual con el negocio.
Enviar los mensajes de la cita (confirmación, recordatorio, reagendamiento, cancelación) por WhatsApp y correo.
Base legalEjecución de la relación: son mensajes transaccionales, parte del servicio que la persona pidió al reservar.
Enviar mensajes de marketing del negocio (cumpleaños, reactivación de clientes inactivos).
Base legalConsentimiento del titular. Si no lo hay, o si la persona se dio de baja, el sistema no envía.
Atender a los clientes por WhatsApp con Lucía, la asistente virtual (plan premium).
Base legalEjecución de la relación: la persona escribe al negocio para reservar, reagendar o consultar.
Emitir facturación electrónica, cuando el negocio la usa.
Base legalCumplimiento de una obligación legal del negocio.
Mantener el servicio seguro y disponible: prevenir accesos indebidos, diagnosticar fallos y dar soporte.
Base legalInterés legítimo, limitado a lo necesario para operar el servicio.
Con quién trabajamos y dónde viven los datos
Citook no tiene servidores propios: se apoya en proveedores de infraestructura y de mensajería. Cada uno recibe únicamente los datos que necesita para su función, y actúa como encargado o subencargado del tratamiento.
Supabase
- Qué hace
- Base de datos PostgreSQL, autenticación y almacenamiento de archivos.
- Qué datos recibe
- Toda la información de tu negocio: agenda, clientes, catálogo, ventas, logos y fotos.
Vercel
- Qué hace
- Hosting de la aplicación y del portal público de reservas.
- Qué datos recibe
- Tráfico de las páginas y registros técnicos de ejecución.
Resend
- Qué hace
- Envío de los correos transaccionales (confirmaciones, recordatorios, reportes programados).
- Qué datos recibe
- Nombre y correo del destinatario, y el contenido del mensaje.
Twilio
- Qué hace
- Envío y recepción de mensajes por WhatsApp Business API, incluida Lucía.
- Qué datos recibe
- Número de teléfono del destinatario y el contenido del mensaje.
Anthropic (Claude)
- Qué hace
- Redacta la narrativa de los reportes automáticos y responde como Lucía en WhatsApp.
- Qué datos recibe
- Los datos del negocio necesarios para el reporte o la conversación. Los números de los reportes los calcula Citook: el modelo solo redacta el texto alrededor de valores ya calculados.
Sentry
- Qué hace
- Monitoreo de errores de la aplicación.
- Qué datos recibe
- Registros técnicos del fallo. Está configurado para no enviar datos personales.
Estos proveedores son empresas con sede en Estados Unidos, así que la información se aloja y se procesa fuera de Panamá. Ver transferencias internacionales.
Dónde usamos inteligencia artificial
Solo en dos lugares, y en ambos lo decimos de frente.
- Narrativa de los reportes. Los números los calcula Citook desde tu base de datos. El modelo de lenguaje solo redacta el texto alrededor de esos valores ya calculados: no hace las cuentas.
- Lucía, la asistente de WhatsApp. Disponible en el plan premium. Se identifica siempre como asistente virtual —nunca finge ser una persona—, consulta la disponibilidad real del negocio, agenda, reagenda o cancela, y escala a alguien de tu equipo cuando hace falta. Para responder, procesa la conversación y los datos de la cita de esa persona.
- Lo que la IA no hace. No toma decisiones sobre las personas (no aprueba, no rechaza, no puntúa clientes) y no accede a datos de otro negocio: la conversación queda acotada a la empresa a la que le escriben.
Cada negocio, en su compartimento
Citook es una plataforma multiempresa: varios negocios usan el mismo producto, pero cada uno ve únicamente su propia información. La separación se aplica en la base de datos, no solo en la pantalla, y la empresa activa se resuelve en el servidor a partir de tu sesión —nunca se toma del navegador—.
El detalle de las prácticas de seguridad está en Seguridad.
Quién ve los datos de tus clientes
- Tu equipo, según su rol. Un profesional ve su agenda; la caja y las comisiones de los demás quedan fuera de su alcance.
- El equipo de Citook, solo para dar soporte o resolver un problema técnico, y limitado a lo necesario.
- Los proveedores listados arriba, con el dato mínimo que necesitan para cumplir su función.
Cuánto tiempo guardamos los datos
Mientras la cuenta esté activa
Los datos del negocio y de sus clientes se conservan mientras el negocio use Citook. El historial (citas, ventas, comisiones) es parte de su operación y de sus reportes.
Obligaciones legales del negocio
Cierta información —por ejemplo, la vinculada a facturación— puede tener que conservarse por el plazo que exija la ley panameña, aunque el titular pida su eliminación.
Al cerrar la cuenta
Antes de irte puedes exportar tu información. Después, los datos de la empresa se eliminan del sistema. Las copias de seguridad del proveedor de base de datos se sobrescriben según su propio ciclo de retención.
Un cliente puede pedirle a un negocio que borre su ficha en cualquier momento: el negocio, como responsable, la elimina desde el sistema.
Tus derechos sobre tus datos
La Ley 81 de 2019 te reconoce estos derechos, y no cuesta nada ejercerlos.
Saber qué datos personales tuyos existen en el sistema y con qué finalidad se tratan.
Corregir datos inexactos, incompletos o desactualizados.
Pedir que tus datos se eliminen cuando ya no sean necesarios o retires tu consentimiento, salvo que una obligación legal del negocio exija conservarlos.
Oponerte a un tratamiento concreto. Puedes dejar de recibir mensajes de marketing en cualquier momento: el sistema respeta la baja y no vuelve a enviarte.
Recibir tus datos en un formato de uso común. El negocio puede exportar sus listados (clientes, citas, ventas) desde el sistema.
Si eres cliente de un negocio que usa Citook
Dirígete al negocio: él es el responsable de tus datos y puede corregirlos o eliminarlos desde el sistema. Si nos escribes a nosotros, trasladamos tu solicitud al negocio y lo acompañamos para atenderla.
Para dejar de recibir mensajes de marketing basta con pedirlo: el sistema registra la baja y no vuelve a enviarte. Los mensajes de tu propia cita (confirmación, recordatorio, cancelación) siguen llegando, porque son parte del servicio que pediste.
Si eres el negocio
Puedes acceder, corregir y eliminar la información de tu cuenta y la de tus clientes directamente desde el sistema, y exportar tus listados y reportes cuando quieras. Si necesitas algo que la interfaz no cubre, escríbenos y lo resolvemos.
Respondemos las solicitudes en un plazo razonable. Si no quedas conforme, puedes acudir a la autoridad de protección de datos de Panamá.
Transferencias internacionales
Citook opera desde Panamá, pero la infraestructura que usa (base de datos, hosting, correo, WhatsApp e inteligencia artificial) pertenece a proveedores con sede en Estados Unidos. Eso significa que la información se almacena y se procesa fuera del país.
- La transferencia es necesaria para prestar el servicio contratado por el negocio.
- Cada proveedor trata los datos por cuenta de Citook y bajo sus propios compromisos contractuales de protección de datos.
- Toda la información viaja cifrada (HTTPS) entre tu navegador, Citook y sus proveedores.
- Ningún proveedor recibe más datos que los necesarios para su función.
Menores de edad
Citook es una herramienta de trabajo: sus usuarios son el negocio y su equipo, personas adultas. Si un negocio atiende a menores y registra sus datos, es el negocio —como responsable— quien debe contar con el consentimiento del padre, la madre o el tutor.
Cambios a esta política
Si el producto cambia (un proveedor nuevo, una función nueva), actualizamos esta página y movemos la fecha de última actualización. Cuando el cambio sea relevante para tus datos, avisamos a los negocios por correo. La versión vigente es siempre la publicada aquí.
Última actualización:
Contacto
Para cualquier consulta sobre esta política, sobre tus datos o para ejercer tus derechos, escríbenos por el canal de contacto de Citook. No tenemos un delegado de protección de datos formal: te responde el equipo del producto.
Si eres cliente de un negocio que usa Citook, el camino más rápido es hablar con el negocio: él es el responsable de tus datos.
Cómo escribirnos
- WhatsApp del equipo de Citook.
- Formulario de contacto: citook.com/demo-request.
Citook es un producto operado desde la Ciudad de Panamá, República de Panamá.
¿Te quedó alguna duda sobre tus datos?
Te mostramos Citook por dentro en una demo corta y respondemos lo que haga falta, sin rodeos.