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Política de Privacidad
Citook es una plataforma de gestión de reservas para negocios en Panamá. Aquí explicamos con claridad qué datos tratamos, para qué, con quién trabajamos, cuánto tiempo los guardamos y cómo ejerces tus derechos.
En resumen
- El negocio es el responsable de los datos de sus clientes. Citook es el encargado que los trata por cuenta del negocio.
- La empresa se determina en el servidor: los controles de acceso restringen cada consulta a la organización correspondiente.
- No vendemos datos ni los cedemos para publicidad de terceros. En el portal de reservas sí medimos si una reserva llegó desde un anuncio del propio negocio.
- Citook no procesa pagos online: registra el pago hecho en tu negocio, sin datos de tarjeta.
- Los mensajes de marketing solo salen con consentimiento; la baja se respeta siempre.
Última actualización:
Quién responde por cada dato
Esta política se rige por la Ley 81 de 26 de marzo de 2019 sobre Protección de Datos Personales de la República de Panamá y su reglamentación. Usa dos figuras que conviene distinguir, porque marcan a quién le reclamas qué.
Tu negocio, sobre los datos de sus clientes
El negocio decide qué datos pide, para qué los usa y por cuánto tiempo los conserva. Es quien tiene la relación con la persona que reserva, y a quien esa persona puede dirigirse para ejercer sus derechos. Citook no decide sobre esos datos.
Citook, por cuenta del negocio
Citook aloja y procesa esos datos únicamente para prestar el servicio contratado por el negocio: agenda, mensajes de la cita, caja, reportes y la medición de sus campañas publicitarias. No los usamos para fines propios, no los vendemos y no los cedemos para publicidad de terceros.
Sobre los datos de la cuenta del propio negocio (la empresa, sus usuarios y su facturación con nosotros), Citook sí actúa como responsable.
Qué datos tratamos
Citook no compra bases de datos ni recolecta información por su cuenta. Todo lo que hay en el sistema lo cargó el negocio, o lo escribió la persona al reservar.
Datos de tu negocio y de tu equipo
Los que cargas tú al abrir y usar la cuenta.
- Datos de la empresa: nombre, descripción, dirección, teléfono, correo, logo, colores de marca y redes sociales.
- Usuarios del sistema: nombre, correo y rol (dueño, administrador, recepción o profesional). Las contraseñas las gestiona el proveedor de autenticación: no las vemos ni las guardamos en claro.
- Profesionales: nombre público, foto, biografía, horarios, servicios asignados y comisiones.
- Catálogo y operación: servicios, precios, productos, inventario, gift cards y configuración del negocio.
- Credenciales de servicios que conectas (tu número de WhatsApp Business, tu facturación electrónica). Se guardan cifradas.
Datos de los clientes de tu negocio
Los que cargas tú, o los que la persona escribe al reservar.
- Identificación y contacto: nombre, apellido, teléfono, correo, cédula o documento (si lo pides), fecha de cumpleaños y género (si lo registras).
- Historial de citas: servicio, profesional, fecha, hora, estado (pendiente, confirmada, atendida, no asistió, cancelada) y origen de la reserva.
- Pagos registrados: monto, método (efectivo, tarjeta en el local, cheque, gift card u otro), descuentos y comisiones. Citook no procesa pagos online: registra el cobro que ya se hizo en el negocio, y no pide ni guarda números de tarjeta.
- Notas internas de tu equipo, sellos de fidelización y membresías o planes de sesiones.
- Consentimiento de marketing: si la persona aceptó o rechazó recibir mensajes que no sean los de su cita.
- Conversaciones con Lucía, cuando el negocio tiene contratada y activada la asistente virtual: por WhatsApp y, si el negocio conectó su cuenta, por mensajes directos y comentarios de Instagram. Si la persona envía una nota de voz por WhatsApp, el texto de la transcripción queda como parte de la conversación; el archivo de audio no se conserva.
Datos técnicos
Los que genera el uso normal del sistema.
- Cookies de sesión y autenticación: sin ellas no puedes mantenerte dentro del sistema.
- Registros técnicos (logs) de la aplicación: qué se ejecutó y cuándo, para poder diagnosticar fallos.
- Historial de envíos de las automatizaciones: a quién se le envió un recordatorio, por qué canal y si salió bien.
Citook no tiene hoy un módulo de ficha clínica ni de formularios de admisión. Si tu negocio anota datos sensibles en las notas internas de un cliente (por ejemplo, una alergia o cualquier información de salud), es el negocio quien debe pedir el consentimiento correspondiente al titular y quien responde por ese tratamiento.
Para qué los usamos, y con qué base legal
Cada dato se trata para una finalidad concreta. Nada de finalidades ocultas.
Prestar el servicio: agenda, clientes, catálogo, caja y reportes.
Base legalEjecución de la relación contractual con el negocio.
Enviar los mensajes de la cita (confirmación, recordatorio, reagendamiento, cancelación) por WhatsApp y correo.
Base legalEjecución de la relación: son mensajes transaccionales, parte del servicio que la persona pidió al reservar.
Enviar mensajes de marketing del negocio (cumpleaños, reactivación de clientes inactivos).
Base legalConsentimiento del titular. Si no lo hay, o si la persona se dio de baja, el sistema no envía.
Atender a los clientes con Lucía, la asistente virtual, cuando el negocio la tiene contratada: por WhatsApp y, si el negocio conectó su cuenta, por mensajes directos y comentarios de Instagram. Incluye transcribir a texto las notas de voz que la persona envía.
Base legalEjecución de la relación: la persona escribe al negocio para reservar, reagendar o consultar.
Medir la eficacia de la publicidad del negocio: saber qué conversaciones y qué reservas se originaron en un anuncio de Meta o de Google.
Base legalInterés legítimo del negocio en medir su inversión publicitaria, limitado a los datos de atribución. No se usa para perfilar a la persona ni para decidir nada sobre ella.
Cobrar la suscripción que el negocio paga por usar Citook.
Base legalEjecución de la relación contractual con el negocio. Solo alcanza a los datos de facturación del negocio, no a los de sus clientes.
Mantener el servicio seguro y disponible: prevenir accesos indebidos, diagnosticar fallos y dar soporte.
Base legalInterés legítimo, limitado a lo necesario para operar el servicio.
Con quién trabajamos y dónde viven los datos
Citook no tiene servidores propios: se apoya en proveedores de infraestructura y de mensajería. Cada uno recibe únicamente los datos que necesita para su función, y actúa como encargado o subencargado del tratamiento.
Supabase
- Qué hace
- Base de datos PostgreSQL, autenticación y almacenamiento de archivos.
- Qué datos recibe
- Toda la información de tu negocio: agenda, clientes, catálogo, ventas, logos y fotos.
Vercel
- Qué hace
- Hosting de la aplicación y del portal público de reservas.
- Qué datos recibe
- Tráfico de las páginas y registros técnicos de ejecución.
Resend
- Qué hace
- Envío de los correos transaccionales (confirmaciones, recordatorios, reportes programados).
- Qué datos recibe
- Nombre y correo del destinatario, y el contenido del mensaje.
Twilio
- Qué hace
- Envío y recepción de mensajes por WhatsApp Business API, incluida Lucía.
- Qué datos recibe
- Número de teléfono del destinatario y el contenido del mensaje.
Meta (WhatsApp, Instagram y medición de anuncios)
- Qué hace
- Tres funciones distintas, y cada negocio activa solo las que usa: la plataforma de WhatsApp Business por la que viajan los mensajes; los mensajes directos y comentarios de Instagram, cuando el negocio conecta su cuenta y activa a Lucía en ese canal; y la medición de los anuncios del propio negocio, para saber qué conversaciones y qué reservas se originaron en un anuncio.
- Qué datos recibe
- El número de teléfono o la cuenta de Instagram de quien escribe y el contenido de los mensajes de esos canales. Para la medición de anuncios, el identificador del clic y —cuando el negocio la activa— el correo o el teléfono de la persona, enviados siempre cifrados (hash), nunca en claro.
Anthropic (Claude)
- Qué hace
- Redacta la narrativa de los reportes automáticos y genera las respuestas de Lucía en WhatsApp e Instagram.
- Qué datos recibe
- Los datos del negocio necesarios para el reporte o la conversación. Los números de los reportes los calcula Citook: el modelo solo redacta el texto alrededor de valores ya calculados.
Groq
- Qué hace
- Transcribe a texto las notas de voz que los clientes le envían a Lucía por WhatsApp, para que pueda responderlas. Solo interviene cuando alguien manda un audio.
- Qué datos recibe
- El archivo de audio del mensaje. Citook no lo conserva: se envía para transcribirlo y lo que se guarda es el texto resultante.
Stripe
- Qué hace
- Cobra la suscripción que el negocio paga por usar Citook. No interviene en los cobros que el negocio le hace a sus clientes.
- Qué datos recibe
- Los datos de facturación y de pago del negocio suscriptor. Citook no almacena números de tarjeta.
Sentry
- Qué hace
- Monitoreo de errores de la aplicación.
- Qué datos recibe
- Registros técnicos del fallo. Está configurado para no enviar datos personales.
Google (Google Ads)
- Qué hace
- Mide la eficacia de la publicidad: permite saber qué reservas del portal público vinieron de un anuncio. Solo se carga en el portal público de reservas, no dentro del sistema de gestión.
- Qué datos recibe
- El identificador del clic en el anuncio y datos de la visita. Con la función de conversiones mejoradas, además el correo que la persona escribe al reservar, enviado siempre cifrado (hash), nunca en claro.
Medición de publicidad y conversiones mejoradas
El portal público de reservas usa Google Ads y su función de conversiones mejoradas para medir la eficacia de la publicidad del negocio: saber cuántas reservas se originaron en un anuncio. Los datos de contacto que la persona escribe al reservar —en concreto, el correo electrónico— pueden compartirse con Google de forma cifrada (hash), conforme a sus políticas de tratamiento de datos.
El cifrado ocurre en tu propio navegador, antes de que el dato salga: Google recibe el hash, nunca el correo legible. No se envían el nombre, el teléfono ni el detalle de la cita, y la medición no se usa para tomar ninguna decisión sobre la persona. Esta etiqueta solo se carga en el portal público de reservas: no está presente en el sistema de gestión que usa tu equipo.
Estos proveedores son empresas con sede en Estados Unidos, así que la información se aloja y se procesa fuera de Panamá. Ver transferencias internacionales.
Dónde usamos inteligencia artificial
En tres lugares, y en los tres lo decimos de frente.
- Narrativa de los reportes. Los números los calcula Citook desde tu base de datos. El modelo de lenguaje solo redacta el texto alrededor de esos valores ya calculados: no hace las cuentas.
- Lucía, la asistente virtual. Disponible en el plan premium, por WhatsApp y —si el negocio conecta su cuenta— por mensajes directos y comentarios de Instagram. Se identifica siempre como asistente virtual —nunca finge ser una persona—, consulta la disponibilidad real del negocio, agenda, reagenda o cancela, y escala a alguien de tu equipo cuando hace falta. Para responder, procesa la conversación y los datos de la cita de esa persona.
- Transcripción de notas de voz. Cuando alguien le manda un audio a Lucía por WhatsApp, ese audio se convierte a texto para poder responderlo. Es lo único que se hace con la grabación: no se analiza la voz de la persona, no se usa para identificarla y el archivo no se conserva. Lo que queda en la conversación es el texto.
- Lo que la IA no hace. No toma decisiones sobre las personas (no aprueba, no rechaza, no puntúa clientes) y no accede a datos de otro negocio: la conversación queda acotada a la empresa a la que le escriben.
Cada negocio, en su compartimento
Citook es una plataforma multiempresa: varios negocios usan el mismo producto, pero cada uno ve únicamente su propia información. La separación se aplica en la base de datos, no solo en la pantalla, y la empresa activa se resuelve en el servidor a partir de tu sesión —nunca se toma del navegador—.
El detalle de las prácticas de seguridad está en Seguridad.
Quién ve los datos de tus clientes
- Tu equipo, según su rol. Un profesional ve su agenda; la caja y las comisiones de los demás quedan fuera de su alcance.
- El equipo de Citook, solo para dar soporte o resolver un problema técnico, y limitado a lo necesario.
- Los proveedores listados arriba, con el dato mínimo que necesitan para cumplir su función.
Cuánto tiempo guardamos los datos
Mientras la cuenta esté activa
Los datos del negocio y de sus clientes se conservan mientras el negocio use Citook. El historial (citas, ventas, comisiones) es parte de su operación y de sus reportes.
Obligaciones legales del negocio
Cierta información —por ejemplo, la vinculada a facturación— puede tener que conservarse por el plazo que exija la ley panameña, aunque el titular pida su eliminación.
Al cerrar la cuenta
Antes de irte puedes exportar tu información. Después, los datos de la empresa se eliminan del sistema. Las copias de seguridad del proveedor de base de datos se sobrescriben según su propio ciclo de retención.
Un cliente puede pedirle a un negocio que borre su ficha en cualquier momento: el negocio, como responsable, la elimina desde el sistema.
Tus derechos sobre tus datos
La Ley 81 de 2019 te reconoce estos derechos, y no cuesta nada ejercerlos.
Saber qué datos personales tuyos existen en el sistema y con qué finalidad se tratan.
Corregir datos inexactos, incompletos o desactualizados.
Pedir que tus datos se eliminen cuando ya no sean necesarios o retires tu consentimiento, salvo que una obligación legal del negocio exija conservarlos.
Oponerte a un tratamiento concreto. Puedes dejar de recibir mensajes de marketing en cualquier momento: el sistema respeta la baja y no vuelve a enviarte.
Recibir tus datos en un formato de uso común. El negocio puede exportar sus listados (clientes, citas, ventas) desde el sistema.
Si eres cliente de un negocio que usa Citook
Dirígete al negocio: él es el responsable de tus datos y puede corregirlos o eliminarlos desde el sistema. Si nos escribes a nosotros, trasladamos tu solicitud al negocio y lo acompañamos para atenderla.
Para dejar de recibir mensajes de marketing basta con pedirlo: el sistema registra la baja y no vuelve a enviarte. Los mensajes de tu propia cita (confirmación, recordatorio, cancelación) siguen llegando, porque son parte del servicio que pediste.
Si eres el negocio
Puedes acceder, corregir y eliminar la información de tu cuenta y la de tus clientes directamente desde el sistema, y exportar tus listados y reportes cuando quieras. Si necesitas algo que la interfaz no cubre, escríbenos y lo resolvemos.
Respondemos las solicitudes en un plazo razonable. Si no quedas conforme, puedes acudir a la autoridad de protección de datos de Panamá.
Transferencias internacionales
Citook opera desde Panamá, pero la infraestructura que usa (base de datos, hosting, correo, WhatsApp, inteligencia artificial y medición de publicidad) pertenece a proveedores con sede en Estados Unidos. Eso significa que la información se almacena y se procesa fuera del país.
- La transferencia es necesaria para prestar el servicio contratado por el negocio.
- Cada proveedor trata los datos por cuenta de Citook y bajo sus propios compromisos contractuales de protección de datos.
- Toda la información viaja cifrada (HTTPS) entre tu navegador, Citook y sus proveedores.
- Ningún proveedor recibe más datos que los necesarios para su función.
Menores de edad
Citook es una herramienta de trabajo: sus usuarios son el negocio y su equipo, personas adultas. Si un negocio atiende a menores y registra sus datos, es el negocio —como responsable— quien debe contar con el consentimiento del padre, la madre o el tutor.
Cambios a esta política
Si el producto cambia (un proveedor nuevo, una función nueva), actualizamos esta página y movemos la fecha de última actualización. Cuando el cambio sea relevante para tus datos, avisamos a los negocios por correo. La versión vigente es siempre la publicada aquí.
Última actualización:
Contacto
Citook es un producto de GALBREU LLC, sociedad constituida en el Estado de Nuevo México, Estados Unidos de América, operada desde la Ciudad de Panamá, República de Panamá. Es la entidad responsable de los datos de la cuenta del negocio y encargada del tratamiento de los datos de sus clientes.
Para cualquier consulta sobre esta política, sobre tus datos o para ejercer tus derechos, escríbenos a los canales de aquí al lado. No tenemos un delegado de protección de datos formal: te responde el equipo del producto.
Si eres cliente de un negocio que usa Citook, el camino más rápido es hablar con el negocio: él es el responsable de tus datos.
Cómo escribirnos
- Correo: info@citook.com
- WhatsApp del equipo de Citook.
- Formulario de contacto: citook.com/demo-request.
- Para pedir la eliminación de tus datos, el paso a paso está en citook.com/borrar-datos.
Citook es un producto operado desde la Ciudad de Panamá, República de Panamá.
¿Te quedó alguna duda sobre tus datos?
Te mostramos Citook por dentro en una demo corta y respondemos lo que haga falta, sin rodeos.