Cómo gestionar los turnos fijos de cada semana
Cómo cargar, cobrar y recuperar los turnos fijos de tu complejo deportivo sin regalar el horario pico ni perder el registro de quién faltó.
Esta guía es para quien administra un complejo de canchas: fútbol, pádel, tenis, multiuso. Si tienes equipos que juegan siempre el mismo día a la misma hora —el fijo del martes, la academia de los lunes y miércoles, la pareja de pádel del sábado temprano— acá tienes un método para acordarlos, cargarlos, cobrarlos y recuperarlos cuando dejan de servir. Sale del mostrador, no de un manual: lo que se pelea de verdad no es la reserva, es la regla que nunca escribiste.
Al terminar deberías tener tres cosas: un acuerdo de turno fijo escrito, una agenda donde ese horario aparece tomado sin que dependa de tu memoria, y una forma de saber si el fijo te conviene o te está comiendo la mejor franja de la semana.
Por qué el turno fijo se desordena
El fijo nace bien: un equipo pide el mismo horario todas las semanas y tú dices que sí. Es el mejor negocio que hay — vendes una vez y cobras muchas. El problema no es el fijo: es que casi nunca queda escrito en ningún lado.
- Vive en la cabeza del que atiende. El día que no está, alguien vende ese horario y aparecen dos equipos con botines puestos.
- No tiene fecha de fin. El equipo lo toma como propio y recuperar la franja se vuelve una discusión personal.
- La liberación llega tarde. Te avisan por mensaje a media tarde que hoy no juegan, y esa hora ya no la vendes.
- Las ausencias no se anotan. Cuando quieres revisar si el equipo cumple, tu única prueba es una sensación.
- El pago se atrasa y el horario sigue reservado igual, porque nadie quiere ser el que dice que no.
- La lluvia, el feriado y el torneo del club se resuelven improvisando, cada vez distinto.
El resultado es siempre el mismo: la franja más pedida de la semana está tomada por acuerdos que nadie recuerda haber hecho, y la caja no refleja lo que vale esa hora.
Escribe el acuerdo antes de vender el primer fijo
Un turno fijo es un contrato chico. No necesita abogado, necesita seis definiciones. Escríbelas una vez, y úsalas con todos los equipos por igual.
- Qué se reserva: cancha exacta (o media cancha), día, hora de inicio y duración.
- Hasta cuándo: el bloque tiene fecha de fin. Una temporada, un trimestre, una cantidad de fechas. Al vencer se renueva; no se hereda.
- Cómo se paga: el bloque completo al inicio, o fecha por fecha. Y qué pasa si el pago se atrasa.
- El corte de liberación: con cuánta anticipación puede el equipo avisar que esta semana no juega sin que se le cobre. Ponle un número de horas y respétalo.
- Qué pasa si no avisan: la fecha se cobra igual. Esto no es castigo, es lo que sostiene el modelo.
- Lluvia, feriado y torneo: define de antemano si la fecha se recupera, se descuenta o se pierde. Antes de que llueva, no después.
El método, paso a paso
- 1
Decide cuánto de tu horario pico entregas a fijos
El fijo te da previsibilidad; el suelto te deja aprovechar la demanda. Si llenas de fijos la franja de la noche, dejas fuera al que llama el miércoles buscando cancha para el jueves — y ese cliente no vuelve a llamar. Define franja por franja cuáles quedan abiertas y no lo negocies caso por caso.
- 2
Cierra el acuerdo con las seis definiciones
Cancha, día y hora, fecha de fin, forma de pago, corte de liberación y qué pasa con la lluvia. Mándaselo al capitán por escrito, aunque sea un mensaje. Lo que no está escrito, se recuerda distinto en cada bando.
- 3
Carga todas las fechas del bloque en la agenda
No basta con saberlo: el horario tiene que aparecer tomado en la agenda de cada una de esas semanas, hasta la fecha de fin. Es un rato de trabajo al abrir la temporada, y te ahorra la peor escena del rubro: dos equipos, una cancha, tú en el medio.
- 4
Registra un responsable por equipo
Nombre y teléfono del capitán, guardado en la ficha del equipo. Los equipos rotan gente; el que paga y el que avisa tienen que ser identificables. Si el contacto vive en el celular de una sola persona del mostrador, no existe.
- 5
Deja el corte de liberación funcionando
Avisar antes del corte libera la fecha sin costo. Avisar después, no. Es la única forma de que el equipo te avise temprano, que es exactamente lo que necesitas para revender la hora.
- 6
Ten lista la reventa de la fecha liberada
Cuando un fijo libera, tienes una franja pico disponible con poco aviso. Que no te agarre sin plan: arma una lista corta de equipos que pidieron esa hora y no la consiguieron, y publica la fecha en tu portal de reservas para que alguien la tome sin llamarte.
- 7
Cobra el bloque y registra cada cobro
Cobrar el bloque completo al inicio de la temporada te ahorra perseguir plata cada semana y compromete al equipo. Se cobre como se cobre, cada pago se registra el mismo día, con su método, para que el historial del equipo y los reportes sirvan de algo.
- 8
Marca las ausencias cuando ocurren
El equipo que no llegó se anota ese día, no al final de la temporada. Sin ese registro, la conversación de renovación es tu palabra contra la de ellos.
- 9
Revisa el bloque antes de renovar
Al vencimiento, mira tres cosas: cuántas fechas jugaron, cómo pagaron, y cuánto vale hoy esa franja comparada con lo que te pagan. Recién ahí decides si renuevas igual, renuevas distinto o recuperas el horario.
Cómo se ve esto en un complejo real
La liga de amigos del martes
Juegan siempre a la misma hora de la noche, en la cancha grande. Uno paga por todos y el resto le transfiere a él. Es el fijo clásico y el más rentable, porque llena una franja que igual se vendería — pero también el que más se cree dueño del horario. Acá la fecha de fin y el corte de liberación no son burocracia: son lo único que te devuelve la franja el día que decidas usarla de otra manera.
La academia infantil de la tarde
Toma media cancha dos veces por semana, todo el trimestre, en una franja que sin ellos estaría vacía. Es el mejor fijo posible: te llena horario muerto. Cuidado con una cosa — al ocupar media cancha, la otra mitad tiene que quedar realmente vendible, con el ruido y el movimiento que eso implica. Decide si la vendes o la bloqueas, pero decídelo.
La pareja de pádel del sábado temprano
Dos personas, una hora, todos los sábados. Faltan más seguido que un equipo de fútbol, porque cancelar entre dos es fácil. Es el caso donde el corte de liberación se paga solo: si te avisan el viernes, el sábado temprano lo vendes; si te avisan el sábado, ya no.
La noche que se cayó por lluvia
Cancha descubierta, aguacero de Panamá, no se juega. Si tu regla dice que se recupera, necesitas una fecha libre donde meterla — y las fechas libres, en el pico, no sobran. Muchos complejos prefieren descontar la fecha del bloque siguiente en vez de prometer una recuperación que después no tienen dónde poner. Cualquiera de las dos sirve; lo que no sirve es improvisarla con el equipo mojado en la puerta.
Errores frecuentes
- Acordar el fijo de palabra y sin fecha de fin. El horario queda tomado por tiempo indefinido y recuperarlo se vuelve una pelea.
- No cargar las fechas en la agenda. Alguien vende encima y la discusión la tienes con los dos equipos parados en la cancha.
- Aceptar liberaciones a última hora sin costo. Esa hora ya no se vende, y el equipo aprende que avisar tarde no cuesta nada.
- Dar el pico completo a fijos que pagan menos de lo que esa franja vale suelta. Revisa el precio de la hora antes de comprometerla por una temporada.
- Dejar que el fijo preste su horario a otro grupo sin avisarte. No sabes quién está adentro ni a quién le reclamas si algo se rompe.
- Cambiar la regla caso por caso. Si a uno le perdonas la fecha y a otro no, la temporada siguiente la discutes con todos.
- Confiar la ausencia a la memoria. Si no la anotaste el día que pasó, en la renovación no existe.
- Renovar en automático. Un fijo que nunca se revisa es un descuento permanente que nadie aprobó.
Qué medir al cerrar cada bloque
No hace falta un tablero. Cinco señales, revisadas al final de cada temporada, te dicen si tus fijos están sanos.
| Qué mirar | Dónde se ve | Qué hacer si aparece |
|---|---|---|
| Cuánto del pico está tomado por fijos | La agenda de la franja de mayor demanda | Deja de comprometer esa franja hasta que se libere espacio para reservas sueltas |
| Ausencias por equipo | Las citas marcadas como no asistió | Hablar con el capitán antes de renovar, con las fechas en la mano |
| Liberaciones dentro del corte | Cancelaciones del mismo día | Aplicar la regla que ya acordaste, sin excepciones nuevas |
| Fechas liberadas que quedaron vacías | Huecos en la agenda del día | Armar la lista de espera de esa franja y publicar la hora apenas se libera |
| Pagos que llegaron tarde | El historial de cobros del equipo | Pasar a cobro del bloque completo al inicio en la próxima temporada |
Cómo lo resuelve Citook (y qué te sigue tocando a ti)
Citook no inventa tu política de fijos. Lo que hace es sostenerla: que el horario aparezca tomado, que el equipo tenga historial y que las ausencias queden anotadas sin depender de tu memoria.
- Cada cancha tiene su columna en la agenda. El turno fijo se ve como cualquier otra reserva y el portal de reservas deja de ofrecer esa hora.
- Las fechas del bloque se cargan en la agenda, una por fecha, o se bloquea la franja. Hoy Citook no genera la serie sola: es un rato de trabajo al abrir la temporada, y después queda firme.
- Feriado, torneo o cancha en mantenimiento: un bloqueo puntual y esa fecha deja de ser reservable, para ti y para el portal.
- El equipo que no llegó se marca como no asistió y queda en su historial dentro de Clientes, junto con las notas internas que escribas.
- Los recordatorios por WhatsApp o correo le llegan al responsable del equipo antes de cada fecha. Es lo que hace que la liberación llegue temprano, cuando todavía puedes revender la hora.
- El cobro del bloque se registra en Caja con su método (efectivo, tarjeta en el local, otro), y aparece en el historial del equipo y en los reportes.
- La ocupación por franja te muestra cuánto de tu pico está comprometido, que es el dato con el que decides si tomas un fijo más.
Mira una agenda de canchas funcionando
El portal de reservas de un complejo de demostración, con sus canchas y sus horarios, tal como lo vería un cliente tuyo.