Cómo funcionan los recordatorios

En Citook no hay una casilla suelta que diga <<mandar recordatorio>>. Cada mensaje que sale del sistema es una regla, y todas viven en el mismo lugar: Automatizaciones. Una regla tiene cuatro partes, y entenderlas es todo lo que necesitas: qué evento la dispara (se creó una cita, se canceló, faltan unas horas para que empiece), cuándo sale el mensaje, a quién le llega y qué dice.

Que estén todas en un solo tablero tiene una consecuencia práctica: cuando un cliente te dice que no le avisaron, no tienes que adivinar en qué pantalla se configuraba eso. Abres la regla, miras si estaba activa y miras sus Logs, que guardan el texto exacto que salió y a qué número o correo fue.

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   Entra a Automatizaciones

   Arriba tienes dos grupos: Cliente (los mensajes que recibe la gente) y Operativas (avisos internos para ti, como una caja que quedó abierta o un producto agotado). Debajo, dos pestañas de canal: WhatsApp y Gmail. Cada regla existe en un solo canal: si quieres el mismo aviso por los dos, son dos reglas.

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   Abre la regla o crea una nueva

   Cada regla es una tarjeta que ya te muestra su disparador, su destinatario, su tiempo y cuándo se ejecutó por última vez. Pulsa Editar para ajustarla, o Nueva automatización para crear una en la pestaña de canal en la que estás parado.

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   Elige el evento disparador

   En ¿Cuándo debe ejecutarse?. Ahí están *cuando se crea una cita*, *cuando se confirma*, *cuando se reagenda*, *cuando se cancela*, *cuando el cliente no asiste*, *antes de la cita*, *después de la cita* y *cumpleaños del cliente*, entre otros. El recordatorio clásico es Antes de la cita.

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   Marca a quién se le envía

   En ¿A quién enviar? puedes marcar más de uno: Cliente, Profesional asignado y Local / Admin. El profesional recibe en el contacto de su ficha; Local / Admin usa el contacto del negocio que cargaste en la configuración de la empresa. Si ese contacto está vacío, ese destinatario se queda sin mensaje.

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   Define el tiempo de envío

   En Tipo: *Inmediato*, *Antes del evento*, *Después del evento* u *Hora específica del día*. Si eliges antes o después, se abren Cantidad y Unidad (minutos, horas o días). Un recordatorio de un día antes es: Antes del evento · 24 · Horas.

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   Afina con condiciones, si te hacen falta

   La sección Condiciones es opcional y filtra: servicio, profesional, segmento de cliente, monto mínimo de la cita, canal de reserva, estado de la cita y días de la semana permitidos. Solo se envía si se cumplen todas las que marcaste; lo que dejas en blanco no filtra nada.

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   Escribe el mensaje

   El correo pide Asunto y cuerpo; WhatsApp, solo el mensaje. Debajo del cuadro de texto tienes los botones de Insertar variable: `{{cliente_nombre}}`, `{{fecha_cita}}`, `{{hora_cita}}`, `{{servicio}}`, `{{profesional}}`. Los botones de acción no son una casilla aparte: pega `{{link_confirmar}}`, `{{link_reagendar}}` o `{{link_cancelar}}` en el cuerpo y se dibujan como botón en el punto exacto donde los pusiste.

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   Guarda, prueba y déjala activa

   Pulsa Guardar. Después, en la tarjeta, Probar: abre la vista previa con datos de muestra y te permite mandarte un envío real a tu propio número o a tu correo antes de soltarlo al público. El interruptor de la esquina de la tarjeta es el que la deja Activa: una regla guardada pero apagada no envía nada.

Que el recordatorio no le llegue a quien ya confirmó

Es la queja número uno del cliente que sí es ordenado: confirmó apenas reservó y de todos modos le llega el recordatorio como si nada. La pieza que lo arregla está en Condiciones, en la fila de Estado de la cita: marca Reservada y En espera, y el mensaje solo sale para las citas que todavía no están confirmadas. Si no marcas ningún estado, la regla envía sin filtrar.

La misma fila sirve al revés. Una regla de *después de la cita* que pida una reseña debería salir solo si la cita quedó como Atendida: si no lo filtras, le pides opinión a alguien que canceló.

Cuándo sale realmente cada mensaje

Los mensajes inmediatos —la confirmación de que la cita quedó agendada, el aviso de cancelación— salen apenas ocurre el evento, en el momento. Los de antes, después y los de cumpleaños funcionan distinto: el sistema revisa periódicamente qué citas entraron en ventana y los despacha ahí, así que un recordatorio configurado a 24 horas puede salir con unos minutos de margen respecto al minuto exacto. Para un recordatorio del día anterior eso es irrelevante; para uno de diez minutos antes, no lo es.

• Una misma regla no le manda dos veces el mismo mensaje a la misma persona por la misma cita. Reagendar sí vuelve a disparar el aviso: la cita cambió, y el cliente tiene que enterarse.
• Un cliente sin teléfono cargado no recibe el WhatsApp, y uno sin correo no recibe el correo. Es el motivo silencioso más frecuente de un mensaje que <<no salió>>.
• La hora se calcula con el horario de Panamá, no con la del servidor. Si pones una hora específica, es la hora del reloj de tu local.

Si un mensaje no llegó, empieza por los Logs

En la tarjeta de la regla, el botón Logs abre las últimas ejecuciones: el estado de cada una (enviado, fallido, omitido), el número o correo al que fue y el texto ya armado con los datos reales. Es la diferencia entre suponer y saber.

1. 1Si no hay ninguna ejecución, la regla no se disparó: revisa que esté Activa, que el disparador sea el que crees y que las condiciones no la estén filtrando.
2. 2Si aparece como enviado pero el cliente no lo vio, revisa el destinatario que muestra el log: casi siempre es un número mal cargado en la ficha del cliente.
3. 3Si aparece como fallido, el log guarda el motivo del error en la misma línea.