Cómo registrar tus gastos y ver la utilidad real

Cerrar la caja te dice cuánto entró. No te dice cuánto te quedó. Entre una cosa y la otra están el alquiler, la luz, los insumos, lo que le pagas al equipo y la caja de guantes que compraste el martes. El módulo de Gastos existe para esa segunda cuenta: registras lo que sale y Citook la resta de lo que entró.

Registrar un gasto

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   Entra a Gastos y agrega uno nuevo

   La pestaña Historial es la lista de todo lo que has registrado, con sus filtros por categoría, estado, método y tipo.

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   Di qué fue y cuánto

   Descripción («¿en qué se gastó?»), proveedor («¿a quién le pagaste?») y monto. Si el gasto llevaba impuesto, lo separas en el campo ITBMS: es cuánto del total fue impuesto, no un recargo aparte.

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   Clasifícalo

   Elige la categoría y el tipo: fijo si se repite todos los meses pase lo que pase (alquiler, internet), variable si depende de la actividad (insumos, un repuesto). Esa distinción es la que después te deja leer el mes.

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   Marca si ya lo pagaste

   Un gasto queda pendiente o pagado, con su método de pago. Lo pendiente sigue contando para el período: el gasto existe aunque todavía no haya salido el dinero.

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   Adjunta el comprobante si lo tienes

   La factura o el recibo quedan pegados al gasto. Cuando no hay, la fila lo dice: sin comprobante. Es la diferencia entre un registro y una anotación.

Los que se repiten, una sola vez

El alquiler no hay que cargarlo doce veces al año. En la pestaña Fijos recurrentes creas una plantilla —descripción, categoría, monto— y a partir de ahí el gasto aparece en cada período sin que nadie se acuerde de anotarlo. Es donde viven el local, el internet, el contador y la suscripción de música.

Qué te queda al final

Arriba del listado está el resumen del período, y ahí es donde el módulo se gana el lugar. Parte de los ingresos netos y va restando: las comisiones del equipo, el costo de mercadería de los productos que vendiste y los gastos del período. Lo que sobra es la utilidad.

• Los ingresos son lo cobrado; los gastos, lo devengado del período. Un gasto de septiembre cuenta en septiembre aunque lo pagues en octubre.
• El costo de mercadería sale de los productos. Si cargaste el costo de cada producto, Citook lo descuenta solo. Si algún producto no lo tiene, el resumen te avisa: hay ventas sin costo cargado, y esa utilidad está inflada.
• Las comisiones vienen de la caja, no se cargan a mano. Son las que ya calculó el sistema sobre los cobros del período.

Errores que se pagan caros

• Cargar todo como variable. Si nada es fijo, no puedes saber cuánto necesitas facturar cada mes solo para abrir la puerta.
• Olvidar el costo de los productos. Sin costo, cada producto vendido parece ganancia pura y la utilidad del mes miente hacia arriba.
• Anotar el gasto en el mes en que se paga. Si el alquiler de septiembre lo registras en octubre, septiembre se ve mejor de lo que fue y octubre peor.