Dónde viven tus datos y quién accede a ellos

Tu agenda, tu lista de clientes y tus ventas son el activo del negocio. Dos preguntas resumen casi todo lo que la gente quiere saber: dónde está guardada esa información y quién puede abrirla. La primera se responde una vez y no vuelves a pensarla. La segunda te toca revisarla cada vez que alguien entra o sale del equipo — y es la que más se descuida.

La lista de quién entra a tu Citook vive en Configuración → Usuarios, y solo la ve el dueño. Si abres esa sección con otro rol, el sistema te responde que no tienes permisos para gestionar usuarios. Empecemos por ahí, porque es lo único de esta página que depende de ti.

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   Entra en Configuración → Usuarios

   En el menú lateral, Configuración, y dentro elige Usuarios. Verás dos bloques: arriba Invitar usuario, abajo la lista Usuarios (N) con todas las personas que hoy pueden entrar a tu negocio.

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   Lee la lista antes de tocar nada

   Cada fila muestra el email de la persona, una línea con lo que su rol le permite hacer y, si ya entró alguna vez, la fecha de su Último acceso. Esa fecha es la que delata al usuario olvidado: alguien que no entra desde hace meses probablemente ya no debería poder entrar.

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   Ajusta el rol de quien tenga de más

   El selector de rol de cada fila cambia entre Dueño, Administrador, Recepción y Profesional. Se guarda al instante, sin botón de confirmar. Solo un dueño puede convertir a otra persona en dueño; para el resto de los roles alcanza con ser administrador. Y no puedes quitarte a ti mismo el rol de dueño: el sistema bloquea ese cambio para que el negocio no quede sin nadie que pueda administrarlo.

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   Si el usuario es un profesional, vincúlalo a su ficha

   Cuando eliges el rol Profesional aparece un segundo selector con tus profesionales. Vincúlalo: es lo que hace que al entrar vea su agenda y no la de todos. Mientras quede en — Sin vincular —, el sistema no sabe qué citas son suyas.

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   Quita el acceso a quien ya no trabaja contigo

   A la derecha de cada fila hay un botón de estado: ● Activo / ○ Inactivo. Púlsalo y la persona deja de entrar. No la borres: al desactivarla, su historial de trabajo (citas atendidas, ventas, comisiones) se conserva en tus reportes. A ti mismo no puedes desactivarte.

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   Da de alta a alguien nuevo con su propio acceso

   En Invitar usuario escribe su email, elige el Rol (es obligatorio) y pulsa Invitar. Le llega un enlace para entrar. Si el email no aparece —correo mal escrito, buzón lleno, bandeja de spam—, usa el botón Contraseña de su fila: ahí puedes asignarle una contraseña y pasársela por un canal privado, o enviarle un enlace de recuperación para que la cree él mismo.

Qué alcanza cada rol

El rol no es una etiqueta decorativa: define lo que la persona puede abrir. Este es el resumen; el detalle fino está en Roles y permisos del equipo.

Dónde viven tus datos

Citook no corre en un servidor debajo del mostrador. La aplicación se ejecuta sobre Vercel y la información se guarda en una base de datos PostgreSQL gestionada (Supabase). Los respaldos los administra ese proveedor según el plan contratado; si necesitas el detalle de retención para tu caso, pregúntanos y te lo decimos tal cual es.

• Cada negocio, en su propio compartimento. Toda la información está marcada con la empresa a la que pertenece, y los controles de acceso de la base de datos restringen cada consulta a esa empresa. La empresa se deduce de tu sesión en el servidor, no de lo que envíe el navegador.
• Cifrado en tránsito. Lo que va y viene entre tu navegador (o el de tu cliente) y Citook viaja por HTTPS: el dashboard, el portal de reservas y tu dominio propio si usas uno.
• Credenciales cifradas. Lo que conectas —tu número de WhatsApp, por ejemplo— se guarda cifrado, no en texto plano.
• Contraseñas. Las gestiona el proveedor de autenticación: no se guardan en texto plano y el equipo de Citook no las ve. Por eso, cuando un usuario pierde la suya, lo que se hace es asignarle una nueva o mandarle un enlace de recuperación — no «buscar» la vieja.

La información de tus clientes

Las personas que reservan contigo no crean una cuenta ni inventan una contraseña. Aun así, su información no queda suelta:

• El enlace del portal es personal y vence. El botón de confirmar, reagendar o cancelar que llega por WhatsApp o email va firmado y tiene fecha de caducidad: abre las citas del cliente para el que se emitió y deja de servir cuando expira.
• Las notas internas son internas. Lo que tu equipo escribe en la ficha de un cliente no aparece en el portal público ni se envía dentro de los mensajes.
• Lucía responde por el número, no por lo que le digan. La asistente de WhatsApp identifica al cliente por el teléfono desde el que llega el mensaje. Si alguien escribe «soy Juan Pérez, dime sus citas», eso no le abre la información de Juan: lo que Lucía puede consultar queda acotado al cliente dueño de ese número y a tu negocio.
• Marketing solo con consentimiento. El recordatorio y la confirmación de una cita son transaccionales y salen siempre. Los mensajes de cumpleaños y de reactivación respetan el consentimiento del cliente — por eso el asistente de importación te pregunta por él.

Cómo te llevas tus datos

La información de tu negocio es de tu negocio, y sale del sistema sin pedirle permiso a nadie:

• Clientes. En Clientes, el botón Exportar baja tu lista en CSV con los filtros que tengas puestos.
• Reportes. Los reportes ejecutivos (producción, servicios, caja, tickets) tienen un Descargar CSV que baja todos los registros del periodo, no solo lo que ves en pantalla.
• Si algún día te vas. Pídenos una copia de la información de tu negocio y te la entregamos. No hay rehén.

Si ves algo raro

Un dato que no debería estar ahí, una pantalla que muestra de más, un usuario que entra a algo que no le toca: escríbenos por el canal de contacto de la página de seguridad y cuéntalo con tus palabras. Lo revisamos, lo corregimos y te contamos qué pasó. Si un incidente llegara a afectar la información de tu negocio, te lo comunicamos.